2017/05/09

大切な書類の整理整頓を考えてみました

 

 

こんにちは!

毎年送られてくる保険関係の書類や年金定期便や税金関係。

投資をしていたら運用報告書など。

その書類はどのように保管すればわかりやすいのでしょうか。

試行錯誤

私自身もいろいろ試しました。

いろんなファイルを買ったり、小さな引出で個別管理したり。。。

結局引き出しが邪魔になるという最悪の結末を生みました。

ほんとにほんとに「どうしたら見やすくてすぐに取り出せるんやろ」

数か月に1回は思い悩みました。

 

何度も試したのはこのファイルです。

見出しのつけ方をいろいろ変えてみて試行錯誤しました。

でもどうしても解決できないのが見出し通りに入れたとしても書類が貯まっていくんです。どうしても…

送られてきた書類をドンドン放り込んでしまうんですね。

それで「まとめて整理すればいいや」て思うんです。

ある程度になると整理を始めるのですが時間がかかってしまう。。。

どうしよう。。。

めんどくさい。。。

 

携帯でスキャン!

次に考え出したのがスキャン!

これもなかなかのアイデアです。

私が選んだのは大好きなエバーノート。

例えば保険証券はそのまま必要だけど、毎年送られてくる「ご契約内容のお知らせ」は携帯でスキャンするとか考えましたがとてつもなくめんどくさい。。。

結局試したけど途中で断念。

あたりまえです。全ての書類をスキャンしようとしたのですから。バカですね。

エバーノートはとても便利なので使ってます。

初心者おばさんたちのためのエバーノート講座を開きたいくらい好きです。

自分も初心者レベルですのでムリですが(笑)

 

大切な事は一目瞭然と分類

そしてやっと気付いたことが「一目瞭然」にしないといけないってことです。

探さなくてもすぐに見えれば前年の書類と入れ替えれるし数年保管が必要なら次のページに入れるんです。

行き着いたところは普通のA4クリアファイルでした。

開封しクリアファイルの同じ書類と入れ替える。同じものが無かったら新しい書類だから見えるように入れる。

少しめんどうですが、それからはあまり思い悩むことが無くなりました。

すぐに見えるのは私のようにグータラする人間に向いているのだと思います。

分類は「紙で保管なのかスキャンしてクラウド保管にするのか」の分類です。

 

要・不要が肝心

そしてどれが要るのか要らないのかが見極めることができたら書類は貯まらない

そこは職業柄わりと得意かもしれません。

 

今のところ家族ごとのファイルと大事ファイルなど区分けして落ち着いてます。

エバーノートも大活躍してくれてます。

 

 

 

 

 

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